簡報課：分享成功簡報的3大重點
之前因為工作的關係上了一堂關於簡報的課程。雖然目前的工作不太需要做簡報，但我認為簡報是「溝通」的延伸，所以學習簡報技巧有助於在生活中、工作上更有效的傳遞資訊。以下是我上課的心得分享:
簡報課程主要分為三個大項，下面針對這三項提供更詳細的說明：
- 1. 簡報者和聽眾的類型
- 2. 簡報的架構
- 3. 簡報的技巧
一、簡報者和聽眾類型
俗話說「知己知彼、百戰不殆」，當我們越了解自己和聽眾，就越能有效地傳遞訊息，就像是玩橋牌，除了分析自己手握牌色的優勢和劣勢，同時也要揣測其他玩家手上的牌色組合，才能大幅增加獲勝的機率。
我們可以透過SWOT分析出自我表達的優勢、機會和劣勢、威脅。以我自己當作範例，我的表達SWOT分析如下:
- SWOT分析 – 優勢 / 機會
優勢: (1) 真誠 (2) 中文發音清晰 (3) 討喜
機會: (1) 讓人容易親近 (2) 讓人容易理解口說字句 (3) 不具威脅性
- SWOT分析 – 劣勢 / 威脅
劣勢: (1) 容易緊張 (2) 表達缺乏邏輯組織 (3) 聲音太小
威脅: (1) 忘記要說明的內容 (2) 表達架構不夠嚴謹，聽者難以在短時間內有效地接收我所傳達的訊息 (3) 聽不太到我所說的內容
透過自我分析可以更加了解自己表達上的優、缺點。另外課堂上我們也使用DISC測驗，以外向/內向和理性/感性2個象限，區分出自己是屬於老虎(外向+理性)、孔雀(外向+感性)、貓頭鷹(內向+理性)或無尾熊(內向+感性)的類型。知道自己擁有的特性後，得以發揮所長和避免暴露自己的短處。DISC同時也可以用於分析聽眾，例如：今天簡報對象多屬於「老虎」類別，就需要針對老虎步調快、直接，高支配性的個性，調整簡報的方式; 如果今天聽簡報的大多是「貓頭鷹」，那就要多使用分析數據、圖表等，有組織地說服貓頭鷹。
二、簡報架構
吸睛的簡報架構分為4個部分，包含:
- 說明客戶現狀遇到的問題
- 未來帶來的危機
- 介紹產品優勢
- 說明產品可解決的問題
這個架構其實也就是SPIN銷售理論，簡報藉由這個架構引導出聽眾的興趣並提供解決方案。
(*SPIN銷售理論: https://wiki.mbalib.com/zh-tw/SPIN%E9%94%80%E5%94%AE%E6%B3%95 )
另外，報告的方式可以分為：
- 漸進式: 分為短期/中期/長期依序表達，通常我們使用漸進式說明計畫，例如:職涯計畫。
- 面向法: 將要講述的內容，分為幾個不同的面向依序說明。譬如: 成功的人生可以分為三的面向探討: 家庭、事業、健康。
不同的簡報內容適用於不同的報告方式，很難有一套架構可以適用於各種簡報類型，至於應該採用哪一種簡報架構或是簡報方式，我想這取決於聽眾的類型，試著站在聽眾的立場，挖掘他們的需求滿足他們的需要，依據這樣的方向準備，應該可以完成一場成功的簡報。
三、簡報技巧
簡報技巧涵蓋：表情、聲音、肢體語言。表情要能精準地與簡報內容相吻合，例如: 商業簡報就不適合嬉皮笑臉的表情，沈穩堅定的表情會讓簡報更具說服力．另外，聲音也是簡報中重要的一環，使用鼻腔發音會給人一種柔性的感覺；應用口腔發音則會有清晰的感覺; 運用喉部發聲適合傳遞感性的訴求，最後採用胸腔發音則會帶給人專業的形象。另外，肢體語言包含使用手勢，掌心向外的手勢讓人感到被信任，因為手掌心是人類感到比較脆弱的部分，所以當一個人願意將容易受傷的部分暴露在別人面前，表示對方是被信任的。此外，當手食指朝上舉在耳朵的高度，這樣的手勢在簡報中具有提醒的作用。
綜合以上的簡報技巧，我覺得我所見過簡報做得最好的是美國某位知名牧師，他主持的禮拜因應內容變化音調，時而感性時而激昂，同時運用手勢輔助佈道，更不用說整場傳道主題明確、架構完整、充滿了情緒的渲染力。雖然我不是教徒，但在電視看到這位牧師的節目，我還是會停下來觀看，他的佈道一開始點出一般民眾會遇到的問題，例如: 遇到人生低潮、覺得被別人貶低等等，引發觀眾的興趣再點出這些問題導致的負面影響，而神則會協助我們邁向成功，而我們需要付出的就是禱告且完全信任神的安排。我想除了可以透過課程訓練簡報能力之外，或許去YouTube上觀看牧師佈道或是其他講者的影片，將有助於持續優化自己的口語表達能力更近一步提升簡報技巧。
